komunikasi organisasi

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Kategori Komunikasi

Organisasi berasal dari kata Organizare yang berarti membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi. Menurut Evert M Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya Communications in Organization “ a stable system of individuals who work together to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour common goals” (suatau sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas.

Komunikasi berasal dari bahasa latin communication, yang artinya sama. Maksudnya adalah komunikasi dapat terjadi apabila terdapat kesamaan makna mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator dan diterima oleh komunikan. Salah satu tujuan komunikasi adalah mengubah sikap dan perilaku seseorang ataupun sekelompok orang sebagaimana yang dikehendaki komunikator,agar isi pesan yang disampaikan dapat dimengerti, diyakini serta pada tahap selanjutnya.

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori yaitu:

1. Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi massa

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.

Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:

1.      Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator    memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.

2.      Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.

3.      Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.

Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:

1.                  Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staff pimpinan dan karyawan.

2.                  Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.

Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human communication) yang terjadi dalam kontek organisasi.  Atau dengan meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of interdependent relationships).

2.2 Pengertian Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers).

Komunikasi organisasi adalah sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington).

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok fomal maupun informal dari suatu organisasi. (Wiryanto, 2005).

Selain daripada pengertian diatas komunikasi juga sebagai pendukung pembentuk budaya organisasi. Dalam melaksanakan program ini keterampilan komunikasi merupakan factor penting dalam upaya menciptakan lingkungan yang kondusif, agar nilai-nilai luhur teraktualisasi dalam sikap dan prilaku organisasi.keberhasilan program berdasarpada tingkat kepercayaan dalam interaksi individu yang terkait, sehingga tempat tingkat kepercayaan itu pada kualitas kerjasama. Makin tinggi tingkat kepercayaan, makin baik kualitas kerjasamanya. Kondisi semacam ini harus semakin dapat terwujud agar tingkat sinergi bisa tercapai, sehingga hasil output program menjadi semakin berkualitas. (Faisal Badroen, 2006).

2.3 Jenis dan Proses Komunikasi Organisasi

1.      Jenis Komunikasi

a.         Komunikasi lisan dan tertulis

Dasar penggolongan komunikasi lisan dan tertulis ini adalah bentuk pesan yang akan disampaikan. Banyak bentuk komunikasi: terutama komunikasi antar pribadi (interpersonal communication), disampaikan secara lisan maupun tertulis. Karena sebagian besar interaksi manusia terjadi dalam bentuk ini, maka berbagai studi telah dilakukan untuk menilai manfaat dan efisiensi dari pesan yang disampaikan dengan cara ini.

b.        Komunikasi verbal dan non verbal

Jika dua orang berinteraksi, maka informasi mengenai perasaan dan gagasan atau ide yang timbul akan dikomunikasikan. Perasaan seseorang juga dapat dinyatakan melalui berbagai isyarat-isyarat atau signal-signal non verbal. Dalam percakapan tatap muka langsung, perasaan, keadaan jiwa, atau suasana hati seseorang dinyatakan melalui gerakan isyarat(gesture), ekspresi wajah, posisi dan gerakan badan, postur, kontak fisik, kontak pandangan mata, dan stimulasi non-verbal lain yang sama pentingnya dengan kata-kata yang diucapkan.

c.       Komunikasi kebawah, keatas, dan kesamping

Penggolongan komunikasi kebawah, keatas, dan kesamping (lateral) ini didasarkan pada arah aliran pesan-pesan dan informasi didalam suatu organisasi. Untuk memperoleh pengertian yang lebih mendalam, maka akan diuraikan ketiga jenis komunikasi tersebut :

d.      Komunikasi ke bawah

Aliran informasi dalam komunikasi kebawah mengalir dari tingkatan manajemen puncak ke manajemen menengah, manajemen yang lebih rendah, dan akhirnya sampai pada karyawan operasional. Komunikasi ini juga mempunyai fungsi pengarahan, perintah, indoktrinasi, inspirasi dan evaluasi.

e.       Komunikasi ke atas

Alirannya dalam hirarki wewenang yang lebih rendah ke lebih tinggi biasanya mengalir disepanjang rantai komando. Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan, keputusan dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah.

f.       Komunikasi kesamping

Terjadi antara dua pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama (komunikasi horizontal) atau antara orang atau juga pihak pada tingkatan yang berbeda yang tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya (komunikasi diagonal).

g.       Komunikasi formal dan informal

Komunikasi formal terjadi diantara karyawan melalui garis kewenangan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Komunikasi informal terjadi di antara karyawan dalam suatu organisasi yang dapat berinteraksi secara bebas satu sama lain terlepas dari kewenangan dan fungsi jabatan mereka.

2.      Proses  Komunikasi

Proses-proses dalam komunikasi terdiri dari :

1.      Proses ideasi

Tahap pertama dalam suatu proses komunikasi adalah ideasi (ideation) yaitu proses penciptaan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.

2.      Proses encoding

 Gagasan atau informasi disusun dalam serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

3.      Proses pengiriman

Gagasan atau pesan yang telah disimbolkan atau disandikan (encoded) melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar dan bertindak.

4.      Proses penerimaan

Penerimaan pesan ini dapat melalui proses mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya.

5.      Proses decoding

Pesan-pesan yang diterima diintrepretasikan, dibaca, diartikan,dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui proses berfikir.

6.      Proses tindakan

Respon komunikan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain.

2.4 Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan,suatu produk,servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).

Terdapat pesamaan dan perbedaan komunikasi bisnis dengan komunikasi bisnis islam yaitu, Dalam persamaan Kom-Bis dengan Kom-Bis Islam adalah keduanya saling menggunakan cara bagaimana suatu pesan-pesan bisnis ini dapat tersampaikannya dengan baik dan mendapatkan feedback oleh penerima pesan. Sedangkan perbedaanya adalah dalam komunikasi bisnis menggunakan dua prinsip dasar komunikasi yaitu :

1. Komunikasi verbal yaitu  komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis. Setiap orang dalam suatu komunitas berkomunikasi secara verbal dalam menyampaikan pesan atau informasi. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan ide. Gaya dalam berkomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya bicara sangat berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi. Mengungkapkan pesan verbal diperlukan keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh lawan bicara.
2. Komunikasi NonVerbal yaitu bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Sebelum manusia menggunakan kata-kata , manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.

Untuk prinsip-prinsip komunikasi bisnis yaitu ada beberapa, diantaranya:

Komunikasi Bisnis Islam kurang ideal apabila diterapkan di Indonesia, karena pada dasarnya Islam benar-benar mengajarkan kepada kita untuk berlaku jujur dimanapun berada. Memberikan alasa-alasan yang rasional dalam beriklan serta didalamnya tidak ada penutupan kebohongan. Semuanya jujur dan apa adanya. Padahal kenyataannya dalam berbisnis membutuhkan sedikit kata untuk melaku kan barang yang kita jual. Terkadangpun tidak memberitahukan cacat barang yang dijual. Apalagi dalam persaingan bisnis, tak jarang kita melihat iklan-iklan yang kesannya saling menjatuhkan. Dan dalam prinsip komunikasi bisnis islam ini adalah dilarang. Maka dari itu, melihat juga karakter orang Indonesia yang dalam dunia bisnis di dominasi oleh warga asing yang tidak menggunakan prinsip komunikasi Islam, maka persaingan pun semakin ketat sehingga banyak pebisnis Islam terkadang meninggalkan prinsip-prinsip ini.

2.5  Efektifitas Komunikasi dan Hambatan Komunikasi

1.      Efektifitas komunikasi

Terdapat beberapa factor yang mempengaruhi proses komunikasi itu berhasil mencapai tujuanya :

1.      Aspek bahasa

Ø Bahasa yang di pakai harus sesuai dengan kondisi komunikan baik dalam hal karakter, sifat, pengalaman dan skill mereka

Ø Bahasa yang di pakai harus mudah, sederhana, dan tidak mengandung istilah yang sulit di pahami

Ø Bahasa ynag digunakan harus jelas sehingga tidak mengandung banyak penafsiran

Ø  Setiap individu harus menggunkan bahasa yang tepat baik secara formal maupun informal, baik secara tertulis maupun tidak tertulis

2.      Aspek intelektual dan social

·         Anda harus mencermati adat dan tradisi yang berkembang dalam masyarakat

·         Anda harus mentaati nilai yang berkembang dalam masyarakat

·         Menghindari diri dari bahasa yang tidak pada tempatnya

·         Anda harus memperhatikan apa apa yang diketahui para komunikan

·         Anda harus mengimbangi segala perubahan nilai nilai perubahan  yang berkembang dimasyarakat kea rah yang lebih baik.

3.      Aspek kemanusiaan

·      Harus bersikap jujur dan ikhlas dalam berkomunikasi

·      Memerhatikan amanah ketika mendapatkan pesan dengan tidak menambahi atau menguranginya

·      Harus mengkondisikan persiapan para komunikan sebelum mengadopsi sagala sarana komunikasi yang baru.

·      Memperhatikan aspek kemanusiaan dalam menggunakan teknologi komunikasi

·      Mempunyai pandangan objektif terhadap aspek teknologi sahingga bisa meningkatkan kemampuana berkomunikasi.

·       Cermat menganalisis segala masslah yang timbul dari penerapan penerapan teknologi terutama penggunaan visual dan audio vsual dalam meyampaikan informasi.

2.      Hambatan Komunikasi

Kesenjangan dalam komunikas terjadi ketika penafsiran pesan dan feed backnya itu melalui cara yang berbeda dengan maksud yang di inginkan komunikator. Seorang komunikan harus menafsirkan message, padahal mayoritas pesan (93%) terdiri atas tindakan nonverbal. Sepertigerak tubuh, volume suara, raut muka, dan kdipan mata.

Terdapat beberapa sebab terjadi dalam kegagalan komunikasi, semua sebab ini terjadi pada setiap unsur :

1.      Komunikator

Komunikator kadang sering terjebak kedalam berbagai kesalahan ketika akan melakukan proses komunikasi. Kesalahan ini biasanya bersipat psikologis dan attitude yang sangat mempengaruhi penyampaian pesan. Diantaranya, keyakinan bahwa seluruh sikapnya telah mencerminkan objektivitas, memahami segala informasi seperti yang dipahami pihak lain, menyepelakan segala peristiwa, dan lainya.

2.      Pesan

Pesan terkadang menjadi sebab kegagalan dalam komunikasi, ini terjadi ketika segala informasi itu menerima berbagai pengaruh yang membuatnya berubah dalam hal karakter, bentuk, volume dan kandungan informasi itu sendiri. Kegagalan ini terjadi pada proses perumusan atau simbolisasi segala ide ketika ditransper kedalam bentuk kata kata, angka, diagram, dan gerak fisik. Seperti conto pada komunikator tidak menggunakan kata yang mudah di mengerti, komunikator tidak memahami pesasn yang disampaikan, tidak menggunakan bahasa tubuh ketika berkomunikasi, dan lain sebagainya.

3.      Sarana komunikasi

Sarana komunikasi berperan besar dalam kegagalan komunikasi, hal ini disebabkan karena : memilih sarana komunikasi yang tidak selaras dengan tema komunikasi, tidak selaras dengan kondisi para komunikan, dan menggunakan sarana tulisan dan verbal yang telah terkontaminasi dan berubah dalam proses komunikasi.

4.      Komunikan

Kegagalan ini  terjadi ketika komunikan tidak memiliki kemampuan mendengar tapi menganalisis dengan otaknya, memiliki pra asumsi dan konsepsi tentang komunikator, tergesa gesa dalam mengambil keputusan, melakukan pemilihan informasi dan tingkat kematangan skill dan latar belakang komunikan itu jauh tertinggal dari pihak lain.

5.      Feed back

Tujuan dari feed back adalah menutup proses komunikasi, penjelasan penerimaan komunikan atas isi pesan, dan pemberian respon yang diharapkanya kegagalan dalam feedback terjadi antara lain karena:

·         Tidak memperhatikan sarana nonverbal atau bahasa tubuh yang bisa mengindikasikan sampai tidaknya sebuah pesan.

·         Perhatian komunikator yang hanya tertuju pada tujuan, tetapi tidak memberikan perhatian pada kebutuhan dan motivasi pada penerima pesan.

     Demikian pula banyak hal yang mengakibatkan pihak lain enggan atau ragu dalam berkomunikasi karna diakibatkan beberapa gangguan komunikasi tersebut. Antara lain :

a.       Tergesa gesa dalam menyimpulkan hasil pembicaraan

b.      Menggunakan bahasa introgatif dan peyoratif

c.       Memotong pembicaraan

d.      Marah ketika melakukan pemotongan bicara atau klarifikasi

e.       Jangan memborong pembicaraan

f.       Pertanyaan interogatif

g.      Meremehkan dan memperolok olok

h.      Mempokuskan pada kesalahan kesalahan

i.        Perdebatan

j.        Melakukan berbagai tindakan yang tidak efektif

Hal hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi terjalin dengan baik

1.      Melatih orang orang untuk mengembangkan kemampuan berkomunikasi , menerima pesan, dan mudah memahami serta menyampaikanya

2.      Memperhatikan isarat yang muncul dari komunikan

3.      Menukar peran antara komunikator dan komunikan

4.      Mendorong kritik kontruksif dalam diri komunikan jika tujuannya untuk bimbingan dan perbaikan dan membangun jembatan kepercayaan antara anda dengan staf

5.      Proses terjadi antara anda dan staf pada tingkat kolektif maupun individu

6.      Mendorong staf untuk bersikap objektif, membela kepentingan mereka, dan memperhatikan kehidupan pribadi dan masa depannya

7.      Menghormati pada staf anda yang permulaanya adalah pendelegasian, lalu mendengar dengan baik

8.      Berbuat adil dan objektif dalam mengevaluasi kinerja para staf

9.      Sikap anda harus konsisten sehingga mudah bagi para staf untuk memprediksi dan dijadikan pegangan bagi mereka. Anda juga harus memenuhi semua janji agar kredibilitas anda tetap terjaga

10.  Pertahankan profesionalitas karena para staf tidak akan enjoy bekerja dibawah kepemimpinan manajer yang kurang propesional dan lemah leadership nya . profesionalitas akan melahirkan kekaguman.